Vi har hjulpet +10.000 virksomheder

Nem konvertering til e-conomic

Sådan arbejder vi

Hos eKontoret har vi det sorte bælte i konvertering. Flere end 10.000 virksomheder har vi hjulpet hurtigt og sikkert i gang med e-conomic. Historisk set kunne det ellers være en kompleks og risikofyldt affære at skifte ERP-system, men eKontoret har gjort det enkelt og sikkert.

Vi hjælper alle typer og størrelser af virksomheder, foreninger, velgørende organisationer og butikskæder. Derfor ved vi, at alle kunder er unikke og hver især har optimeret deres forretning på deres egen måde.
Vi har stor erfaring i at flytte komplekse forretninger og økonomisystemer, og kan også hjælpe mindre virksomheder godt i gang på deres digitaliseringsrejse.

Ved at vælge en standardløsning er I altid sikret, at jeres system er opdateret og fremtidssikret. Desuden kan e-conomic suppleres med andre standardsystemer med hver sin specifikke funktion, f.eks. fakturering, bogføring eller lagerstyring. Alle disse systemer kender vi, og vi kan hjælpe jer med at vælge de rigtige og i det hele taget bruge standardløsninger på den nemme og smarte måde.

Med +10.000 konverteringsmærker på jakkeærmet har vores medarbejdere efterhånden set og fundet løsninger på alt inden for økonomisystemer – og det vi ikke har prøvet før, finder vi også en løsning på.

Mange vælger at konvertere til e-conomic på grund af den gode pris. Men der er mange flere fordele forbundet med at skifte til en veludvalgt kombination af standardsystemer.

Vil du vide mere, kan du her læse, hvordan vi har hjulpet den store koncern KonditorBager over hele landet med at optimere deres forretning. Læs om casen

  • 1. Afdækning
    Hvordan gør I tingene i dag? På lageret, i produktionen, når I modtager og sender fakturaer, når I har udlæg osv. Vi lytter og spørger for at få en god forståelse af virkeligheden i jeres virksomhed. Vi kommer ikke med en forhåndsklar løsning, men finder i fællesskab frem til netop den løsning, der matcher jeres behov og ønsker.

    2. Rådgivning
    På baggrund af vores viden og erfaring kan vi hjælpe jer med at sortere i mængden af systemer og finde netop den kombination af standardløsninger, der svarer til – og ofte kan optimere – den løsning, I har i dag.

    3. Udvikling
    Vi har et bredt kendskab til alle de programmer, der kan kombineres med e-conomic, og hvis ingen af dem, kan løse netop jeres behov, kan eKontoret udvikle det produkt, der kan.

Fordele for din virksomhed

Brugervenlighed i top. Fordi hvert enkelt system er skræddersyet og layoutet til en specifik funktion, er brugervenligheden i top.

Nem adskillelse af funktioner. Medarbejderne kan glæde sig over, at de kun behøver forholde sig til netop det eller de systemer, der er relevant for deres arbejde. Bogholderen behøver kun kende til bogføring, og lagermedarbejderen kan nøjes med at sætte sig ind i lagerstyring. Hver medarbejder får kun adgang til de systemer, det er relevant, at de har tilladelse til, og dermed er det nemt at sikre adskillelse af funktioner (SoD – segregation of duties).

Spar tid. Vi går altid efter at skabe en løsning, der sparer tid for dig og dine medarbejdere. Tid, som i stedet kan bruges på jeres kerneforretning.

Tilpasset din virksomhed. Med en sammensætning af standardsystemer får du en dynamisk og fremtidssikret løsning, der kan udvikle sig i takt med din virksomhed. Det er nemt at fjerne eller tilføje programmer.

Altid opdateret. Det enkelte program kan opdateres uden at det påvirker den samlede løsning. Dermed har du altid adgang til de nyeste funktioner og opdateringer.

God pris. Med en kombination af e-conomic og andre standardsystemer får du et velfungerende og fremtidssikret ERP-system, der koster en brøkdel af andre regnskabssystemer.

Konverteringsprocessen

En konvertering tager normalt 36 – 48 timer fra vi henter / modtager data – til kunden er klar til at starte op i e-conomic.

Step 1

Inden konverteringen

eKontoret tilknytter en leveranceansvarlig, der vil koordinere konverteringen i samarbejde med kunden. Der aftales hvilke data, der skal føres fra det gamle økonomisystem til e-conomic.

Herunder:
1. Om der skal ske oprydning i debitorer, kreditorer eller varer.
2. Om der skal ændres i kontoplanen.
3. Der aftales, om eKontoret skal oprette e-conomic aftalen og fakturalayout.

Der aftales tidspunkt for konverteringen (typisk tidspunktet for udtræk af data og tidspunktet for afslutning)

Step 2

Under konverteringen

Selve konverteringen koordineres af eKontorets leveranceansvarlige i samarbejde med kunden.


Dag 1: Udtræk af data via TeamViewer
Dag 2: Indlæsning af data i e-conomic og afstemning af de indlæste data
Dag 3: e-conomic er klar til brug

Herefter er e-conomic som udgangspunkt klar til brug. Dog mangler der typisk opsætning til løn og bank. Normalt laver kunden selv den del, ellers kan eKontoret tilbyde dette som en tillægsydelse.

Step 3

Efter konverteringen

eKontoret ApS sender en rapport, som indeholder koderne til e-conomic aftalen samt en specifikation på, hvad der er konverteret og hvad der eventuelt er ændret.

Kunden modtager en afsluttende mail, som indeholder information om ting, som kunden bedes tjekke straks efter konverteringen – herunder størrelsen på e-conomic abonnementet.

Spørgsmål og afklaring vedrørende konverteringen behandles indenfor 14 dage uden yderligere omkostninger.

OBS.

* Ofte sker opsætning af lagerstyring, projektmodul osv. efter den egentlige konvertering.
* Eventuelt aftalt uddannelse i e-conomic m.m. gennemføres typisk efter konverteringen.
* I nogle tilfælde vil opsætning af tillægsmoduler, herunder lager, projekt og abonnement forlænge processen for konverteringen.

Ting du skal være obs på, når du konverterer fra...

  • Posteringer på debitorer og kreditorer indeholder nedenstående regnskabsmæssige informationer (de indeholder altså ikke varelinjer, men ved valg af vores fakturaarkiv. Får man mulighed for at kunne fremsøge kopier af tidligere fakturaer)
    • Dato
    • Beløb i DKK og valuta
    • Bogføringstekst
    • Fakturanr.
    • Forfaldsdato
  • Noter er ikke en del af en standard konvertering, men det kan oftest løses hvis behovet er der
  • Har i særpriser, rabatopsætning eller lignende er det ikke en del af en standard konvertering, men det kan sagtens håndteres
  • Åbne ordrer og tilbud overføres ikke som en del af en standard konvertering, men det kan sagtens håndteres
  • Ikke bogførte posteringer bliver ikke overført
  • E-conomic kan i udgangspunktet kun håndtere en dimension, så har i formål/bærer eller lignende skal der oftest tages dialog
  • Abonnementer er ikke en del af konverteringen
  • Tilbud, ordrer og igangværende fakturaer kan ikke eksporteres
  • Alle posteringer kan kun eksporteres i DKK
  • Posteringer på debitorer og kreditorer indeholder nedenstående regnskabsmæssige informationer (de indeholder altså ikke varelinjer, men ved tilknytning af faktura i PDF vil det være muligt at se en kopi af den originale faktura på det importede)
    • Dato
    • Beløb i DKK
    • Bogføringstekst
    • Fakturanr.
    • Forfaldsdato
  • Eventuelle integrationer til kassesystemer, webshops, time/sagssystem mv. er ikke en del af konverteringen (opsætning af dette leveres oftest af de enkelte udbydere)
  • Ikke bogførte bilag og posteringer bliver ikke overført
  • Abonnementer er ikke en del af konverteringen
  • Tilbud, ordrer og igangværende fakturaer kan ikke eksporteres
  • Alle posteringer på debitorer og kreditorer leveres omregnet til DKK og uden forfaldsdato
  • Posteringer på debitorer og kreditorer indeholder nedenstående regnskabsmæssige informationer (de indeholder altså ikke varelinjer, men ved tilknytning af faktura i PDF vil det være muligt at se en kopi af den originale faktura på det importede)
    • Dato
    • Beløb i DKK
    • Bogføringstekst
    • Fakturanr.
  • Finansposteringer leveres udelukkende i valuta, hvorfor vi ved udenlandsk valuta bruger en fast kurs. Og så korrigerer vi eventuelle differencer mellem urealiserede kursdifferencer, debitorsamlekonto og kreditorsamle konto
  • Hvis der er en større mængde kontakter (ca. 8.000+). Så kan det blive nødvendigt at få tage en dialog med Billy, da deres eksport fejler
  • Ved større mængder data (ca. 20.000 posteringer årligt). Så kan det blive nødvendigt at tage en dialog med Billy, da deres eksport fejler
  • Eventuelle integrationer til kassesystemer, webshops, time/sagssystem mv. er ikke en del af konverteringen (opsætning af dette leveres oftest af de enkelte udbydere)
  • Ikke bogførte bilag og posteringer bliver ikke overført

FAQ om konvertering

De mest hyppige spørgsmål vedrørende konvertering

Kontakt os

Kontakt os